HOW TO: manage time effective

Hi Pearls,

 

In Deutschland haben Studien ergeben, dass sich mindestens jeder dritte gestresst fühlt. Wer kennt das nicht? Die Abgabe der Hausarbeit rückt immer näher, ein Projekt geht in die heiße Phase und trotzdem schiebt man die zu erledigenden Aufgaben so lange von sich weg, wie es geht. Während man in der Schule, noch kurz die Hausaufgaben abschreiben konnte, bringt uns im Studien- und Berufsleben dieser Zeitdruck unter Stress. Der zunehmende Leistungsdruck, hohe persönliche Erwartungen und neue Anforderungen – all das belastet viele Studenten und Arbeitnehmer, selbst dann, wenn sie eigentlich einer Tätigkeit nachgehen, die Spaß macht.

 

Zeitmanagement entspannt!

 

Obwohl es unzählige Ratgeber gibt, Zusatzkurse an den Universitäten, Feel Good Manager in den Unternehmen, wenn ich mich bei meinen Kommilitonen und Arbeitskollegen so umhöre, nutzt kaum einer Zeitmanagement Techniken und die meisten fühlen sich trotzdem gestresst. Im Selbstversuch habe ich verschiedene Techniken getestet und hier ist mein Fazit:

 

Der klassische Ansatz:  Das Eisenhower-Prinzip

 

Eine wichtige und weitverbreitete Technik aus dem Zeitmanagement ist das Eisenhower-Prinzip. Diese Technik hat ihren Namen vom früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower.

Die Grundidee des Eisenhower-Prinzips ist eine gezielte Kategorisierung von Aufgaben. Durch die Einteilung in vier Kategorien soll vereinfacht werden zu entscheiden, womit man sich als nächstes beschäftigt. Die Einteilung erfolgt anhand von zwei Parametern:

  • Die Wichtigkeit einer Aufgabe: Eine Aufgabe gilt dann als wichtig, wenn Sie der Zielerreichung dient. Eine Aufgabe, die Sie keinem Ihrer Ziele näher bringt, gilt als unwichtig.
  • Die Dringlichkeit einer Aufgabe: Eine Aufgabe ist dringlich, wenn Sie an einem bestimmten Termin in der nahen Zukunft ihren Sinn verliert. Wenn es (in der näheren Zukunft) egal ist, wann Sie die Aufgabe erledigen, ist die Aufgabe nicht dringlich. Daraus ergibt sich folgende Matrix.
Vgl. http://www.lernen-heute.de/selbstmanagement_eisenhower.html
Vgl. http://www.lernen-heute.de/selbstmanagement_eisenhower.html
  1. Wichtig und dringlich: Diese Aufgaben sind sehr wichtig für die Erreichung von Zielen. Diese Aufgaben solltet ihr daher sofort selbst erledigen. Nur wenn man sich selbst um die Aufgabe kümmert, wird sie wirklich erledigt.
  2. Wichtig, aber nicht dringlich: Auch diese Aufgabe solltet ihr selbst erledigen. Die Erledigung ist nicht an einen bestimmten Zeitrahmen in der Zukunft gebunden. Es genügt daher, sich einen genauen Zeitpunkt für die Erledigung dieser Aufgaben zu setzen, wie z.B. eine Reminder im Kalender.
  3. Dringlich, aber nicht wichtig: Diese Aufgabe sollte zwar zeitnah erledigt werden, aber hier könnt ihr euch Unterstützung suchen. Eisenhower empfiehlt daher, Aufgaben in diesem Quadranten nach Möglichkeit zu delegieren.
  4. Weder wichtig noch dringlich: Aufgaben, die euch keinem Zielen näher bringen und bei denen es obendrein egal ist, wann sie erledigt werden, haben den geringsten Wert. Diese Aufgaben können auch gar nicht bearbeitet werden.

 

HOW TO USE/FAZIT

 

In der Praxis unterstützt das Eisenhower Prinzip bei der Priorisierung von Aufgaben & das ist viel wert. Gerade wenn man im ersten Schritt gar nicht weiß, mit welcher Aufgabe man beginnen soll, ist der Ansatz gut geeignet. Kritikpunkte sind z.B. das "delegieren" gerade bei Studenten und Berufseinsteigern nicht gut funktioniert. Bei Hausarbeiten oder generell für Studenten, wird das mit dem delegieren schwierig. Das gleiche gilt für Berufsanfänger. Außerdem fällt es oft schwer die "Wichtigkeit" von Aufgaben festzulegen, denn hierfür ist Erfahrung im Umgang mit den zu erledigenden Aufgaben nötig.


 

Der neue Ansatz: Die 60 - 60 - 30 Regel von Eben Pagan

 

Push Nachrichten, Whatsapp, das Smartphone klingelt, eine neue E-Mail... Die Ablenkungen sind groß zu Hause und im Büro & werden durch unsere digitale Welt immer vielfältiger. Ein Arbeitnehmer wird bei einem 8-Stunden-Tag durchschnittlich alle 12 Minuten unterbrochen. Dadurch können wir uns nicht mal eine Viertelstunde am Stück einer Aufgabe widmen, bis wir unterbrochen werden.

 

Leider können wir unsere Konzentration nicht zwei Dingen gleichzeitig schenken ( Auch wenn viele Frauen etwas anderes behaupten). Deshalb wird bei jeder Störung die komplette Aufmerksam auf die Unterbrechung gelenkt. Das ist an sich auch gut so, denn es garantiert, dass wir auf Gefahren sofort reagieren können. Nur im Alltag stört es. Wechseln wir nach der Unterbrechung wieder zurück zu unserer ursprünglichen Aufgabe, brauchen wir mehrere Minuten, um auf denselben Grad der Konzentration zu kommen, mit dem wir vor der Ablenkung gearbeitet haben.

Quelle: http://www.lbl.ch/fileadmin/06_Dienstleistungen/Bilder/zeitmanagement.jpg
Quelle: http://www.lbl.ch/fileadmin/06_Dienstleistungen/Bilder/zeitmanagement.jpg

Mit minimierten Ablenkungen und einem fixen Arbeits- und Pausenrhythmus gelingt das besser.

 

Die Lösung? Alle Ablenkungen ausschalten. Damit sind schon mal die Unterbrechungen minimiert. Daneben hilft uns ein guter und gleichmäßiger Rhythmus, produktiv, fokussiert und konzentriert zu arbeiten. Die 60 - 60 - 30 -  Regel von Eben Pagan soll uns dabei helfen effektiver und konzentriert an unseren Aufgaben zu arbeiten.So funktioniert das ganze:

  1. Arbeite 50 Minuten.
  2. 10 Minuten Pause.
  3. Wiederhole die ersten beiden Schritte.
  4. 30 Minuten Pause.

 

HOW TO USE/FAZIT

 

Das ganze ist eine reine Übungssache und ich muss sagen ES HILFT.  Zuerst kamen mir 10 Minuten Pause nach 50 Minuten doch sehr lange vor, aber wenn man sich wirklich darauf einlässt und 50 Minuten ohne Ablenkung lernt/arbeitet, ist man deutlich effektiver als mit 2 Stunden und unregelmäßigen Ablenkungen. Es hilft sich einen Timer zu stellen, der einen dann an die Pause erinnert. (Das Handy aber außer Reichweite halten).

 

Praxistipp: In den Pausen wirklich NICHT arbeiten/lernen und etwas komplett anderes machen. Hier geht es um Entspannung und in meinem Fall läuft es meistens auf eine Tasse Kaffee hinaus.

 

Wer jetzt denkt sich viel länger als 50 Minuten am Stück konzentrieren  zu können irrt sich. Es ist bewiesen, dass die Konzentration nach 45 -60 Minuten am Stück abfällt - bei jedem. Trotzdem würde ich euch empfehlen die 60-30-30 Regel einfach mal auszuprobieren & eine Woche lang zu testen. Ganz klar kann man bei der Arbeit nicht ständig sein Telefon ausstellen und nicht auf E-Mails reagieren, aber es gibt bestimmt Tage an denen das Konzept mal für 2-3h getestet werden kann. Vielleicht müsst ihr den Rhythmus auch etwas anpassen & es eignet sich bestimmt auch nicht für jeden Tag, aber ein Versuch ist es wert.

 

 

Das ganz andere Konzept (oder wie man komplett auf Zeitmanagement verzichten kann): Die 4-Stunden-Woche

 

Die 4-Stunden-Woche: Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben. Was für ein inspirierender Buchtitel und Tim Ferriss hat es geschafft. Mit nur 4 Studen Aufwand die Woche leitet er erfolgreich eine Firma und reist den Rest der Zeit um die Welt. Wie das funktioniert?

 

Er bietet eine grobe Anleitung, mit der sich sowohl Angestellte als auch Selbstständige eine alternative Lebensweise aufbauen können. Durch die Freistellung der Lebenszeit beim Arbeitgeber soll ein System der Entlastung aufgebaut werden. Outsourcing, Delegation und die Regelung des alltäglichen Informationsflusses sind Hilfsmittel, die geschickt eingesetzt werden sollen, um möglichst schnell Zeiträume zu schaffen. Diese werden dann zum Entwurf des alternativen Lebensplans genutzt.

 

Es geht darum seine eigenen Träume zu verwirklichen & auch wenn sich das ganze unrealistisch anhört:Tim hat sich getraut & hat ein tolles, erfolgreiches Leben. Wer mehr darüber erfahren will, sollte unbedingt auch mal auf seinem Blog vorbei schauen -> hier oder 10 Euro in sein Buch investieren.

 

HOW TO USE/FAZIT

 

Ein wichtiger Faktor in der 4-Stunden-Woche ist es übrigens von zu Hause & flexibel arbeiten zu können. Wer darüber mehr erfahren möchte kann den Blogpost dazu hier nachlesen. Mich hat Tim mit seinem Buch inspiriert meine eigenen Träume, bei den ganzen Karrierezielen nicht zu vergessen.

 

Was haltet ihr von den verschiedenen Praxisansätzen & nutzt ihr noch andere Zeitmanagementtechniken? Wir freuen uns immer sehr über eure Kommentare und Mails.

 

Alles Liebe,

 

Amelie

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